Co to jest baza klientów?
Baza klientów to zbiór danych zgromadzonych na temat każdego z klientów firmy. Bazy klientów można tworzyć za pomocą danych zgromadzonych z różnych źródeł i systemów wykorzystywanych przez przedsiębiorstwo, na przykład na podstawie danych pochodzących ze sklepu internetowego i CRM. W zależności od specyfiki danego przedsiębiorstwa, w takiej bazie mogą znajdować się różne informacje. Najważniejsze z nich to dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, numer telefonu, adres zamieszkania i adres e-mail. Bazy danych mogą jednak być znacznie szersze i obejmować także informacje na temat historii zakupów danego klienta, jego wzorców zakupowych, a także jego przyszłych potrzeb.
Bazy klientów powinny być zorganizowane w taki sposób, aby można było szybko z nich wyciągnąć wszelkie potrzebne informacje. Informacje o klientach są szczególnie istotne dla działów sprzedaży i marketingu. Mogą być użyte przez te działy do planowania promocji nowego produktu, cross-sellingu i zadbania o sprzedaż powtarzalną. Mogą być też wykorzystywane przez różne aplikacje wspierające sprzedaż i marketing, na przykład aplikacje mailingowe.
Database Marketing
Z bazami klientów ściśle powiązany jest Database Marketing. To marketing bazujący na bazach danych i technologiach z nimi powiązanych. Polega na wykorzystaniu baz danych do gromadzenia i analizowania informacji o klientach w celu dostarczania kampanii bazujących na sprecyzowanych grupach docelowych. Database Marketing często jest też nazywany Customer Relationship Mangaement (zarządzanie relacjami z klientami). Jest to więc rodzaj marketingu stosowany obecnie prawie przez każdą firmę bazująca na klientach. Aby mógł przebiegać efektywnie, konieczne jest sprawne zarządzanie bazą klientów.
Zarządzanie bazą klientów
Baza klientów i dostępne do zarządzania nią narzędzia powinny zapewniać wydajne i przyjazne użytkownikowi rozwiązania dla marketingu, sprzedaży, HR i IT. Powinny w prosty sposób umożliwiać tworzenie list mailingowych, raportów i innych materiałów wspomagających codzienną pracę. Powinny maksymalnie ułatwiać zarządzanie relacjami z klientami.
Tymczasem Zarządzanie bazą klientów to zazwyczaj skomplikowany proces. Wiąże się to z faktem, że często nie ma jednej, pełnej bazy w jednym miejscu - dane klientów mogą się znajdować jednocześnie w CRMie, sklepie internetowym, aplikacji mailingowej i innych systemach wykorzystujących bazy danych. Brak automatycznej synchronizacji pomiędzy tymi systemami, a także brak jednego centralnego punktu gromadzącego wszystkie dane, może stwarzać liczne problemy.
Problemy z rozproszoną bazą klientów
Przechowywanie danych klientów w różnych, niezintegrowanych systemach może powodować liczne problemy:
- rozproszone dane,
- przechowywane niepotrzebnych informacji,
- przechowywanie nieaktualnych informacji o kliencie,
- brak historii zmian,
- problemy z wydajnością systemu przy zbyt dużej ilości danych,
- brak warunkowego wyszukiwania,
- dane jednego klienta przechowywane w kilku rekordach.
Aby wyeliminować te problemy, należy przeprowadzić integrację informacji o klientach.
Integracja informacji o klientach
Integracja informacji o klientach, to proces, którego przeprowadzenie może zaoszczędzić nakłady finansowe i czasowe, a także ułatwić pracę różnych działów w przedsiębiorstwie - przede wszystkim marketingu i sprzedaży. Integracja informacji o klientach polega na łączeniu i zarządzaniu informacjami ze wszystkich wykorzystywanych przez przedsiębiorstwo aplikacji i systemów (np. E-commerce, CRM, Mailing). Dzięki takiej integracji wszystkie działy w przedsiębiorstwie wykorzystujące informacje o klientach mają dostęp do pełnej bazy, gromadzącej wszystkie dane klientów. Dane w bazie są aktualne dzięki automatycznej synchronizacji i prezentowane są zawsze ich najnowsze wersje.
Zalety posiadania zintegrowanej bazy klientów
Integracja informacji o klientach to duża inwestycja, jednakże posiadanie kompletnej i ujednoliconej bazy klientów w jednym miejscu ma wiele zalet. Przede wszystkim, poprawne i aktualne dane kontaktów pozwalają na efektywną komunikację z klientami. Jeśli system, którego zadaniem jest integracja posiada funkcje deduplikacji, to w bazie nie występują powielone informacje, dzięki czemu można zaoszczędzić czas i zasoby finansowe (np. newsletter / oferta sms nie trafia kilkukrotnie do tej samej osoby). Na oszczędność czasu wpływa również fakt, że do zgromadzenia pełnych informacji o kliencie nie jest konieczne poruszanie się pomiędzy różnymi systemami - wszystkie istotne znajdują się w jednej, głównej bazie i nie ma problemów z ich odnalezieniem. Znacznie upraszcza to codzienną pracę z kontaktami i zapobiega frustracji pracowników.
Przy wyborze narzędzia pozwalającego na stworzenie zintegrowanej bazy klientów i automatyczną synchronizację pomiędzy systemami wykorzystującymi informacje o klientach należy zwrócić uwagę na to, czy jego funkcjonalności spełnią wymagania przedsiębiorstwa.
Idealny program do zarządzania bazą klientów
Napisz do nas!
System GRK jest punktem, który może połączyć wszystkie systemy wykorzystywane przez Twoją firmę i przechowujące dane o kontaktach. GRK nie tylko zgromadzi i zespoli pochodzące z tych systemów informacje, ale także umożliwi ich synchronizację i aktualizację we wszystkich systemach zewnętrznych. Dzięki specjalnym systemom zabezpieczeń możesz mieć pewność, że zgromadzone dane są maksymalnie bezpieczne, a dzięki funkcji dostępów wybrane osoby mogą korzystać jedynie ze wskazanych przez Ciebie zasobów danych.
GRK to jednak nie tylko klienci, to także Twoi dostawcy i inni partnerzy biznesowi. Ich dane kontaktowe również możesz przechowywać w GRK, dzięki integracji z systemami takimi jak ERP czy skrzynką mailową wykorzystywaną do komunikacji.
Potrzebujesz systemu takiego jak GRK? Skontaktuj się z nami i dowiedz się, czy sprawdzi się w Twojej firmie.
