Czym jest e-faktura?
Elektroniczna faktura zwana e-fakturą to dokument elektroniczny, który według rozporządzenia zrównuje się prawnie z tradycyjną fakturą papierową. Dzięki temu za jej pomocą sprawnie i szybko rozliczysz się z kontrahentami i organami kontroli skarbowej oraz w łatwy sposób przechowasz odpowiednie dokumenty na dysku.
Co należy zrobić, aby móc w pełni korzystać z zalet e-faktury?
Po pierwsze odbiorca elektronicznej faktury musi wyrazić zgodę na taką formę rozliczania. Zgoda taka może być wyrażona w formie papierowej lub elektronicznej. W świetle nowego rozporządzenia już w tym samym dniu, w którym otrzymałeś zgodę możesz wystawić e-fakturę. Ministerstwo nakłada jednak dodatkowe wymogi. Każdy dokument musi mieć zagwarantowaną autentyczność pochodzenia i integralność treści. Wymogi te zapewniają stosowanie elektronicznego podpisu lub elektronicznej wymiany danych (EDI).
Prawdziwość elektronicznego podpisu weryfikowana jest za pomocą ważnego kwalifikacyjnego certyfikatu, natomiast elektroniczna wymiana danych opiera się na umowie w sprawie europejskiego modelu wymiany danych, w przypadku, kiedy umowa gwarantuje autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. W świetle nowego rozporządzenia podpis elektroniczny nie jest wymagany, jeżeli spełniony zostanie wymóg autentyczności faktury i integralności jej treści, a to zapewnia format pdf. Dzięki temu wystarczy tylko odpowiednio zapisać fakturę, aby móc cieszyć się z bezproblemowych i szybkich rozliczeń.
Zgoda na otrzymywanie elektronicznych faktur działa do momentu jej cofnięcia przez odbiorcę. W takim wypadku od następnego dnia po otrzymaniu rezygnacji nie możesz już wystawiać danemu klientowi elektronicznych faktur. Możecie oczywiście w umowie zawrzeć inny termin, jednak nie może on przekroczyć 30 dni.
Przechowywanie
Każda faktura elektroniczna musi być przechowywana z podziałem na okresy rozliczeniowe tak długo, jak tradycyjna faktura papierowa. E-faktury możesz przechowywać w dowolny sposób, jednak tak, aby zapewnić:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe odszukanie tych faktur;
- bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.
Elektroniczne faktury mogą być przechowywane poza terytorium kraju pod warunkiem zagwarantowania pełnego dostępu on-line do tych faktur odpowiednim organom w celu bezzwłocznej ich kontroli.
Z korzyścią dla Ciebie i Twojej firmy
Elektroniczna faktura zgodnie z nowym rozporządzeniem Ministra znacznie ułatwia i przyspiesza sposób rozliczania się z kontrahentami i organami kontroli skarbowej. W dobie powszechnej internetyzacji to dobre rozwiązanie. Znacznie upraszcza i skraca proces wystawiania faktur oraz jest dużo łatwiejsze w przechowywaniu niż tradycyjna faktura. Nowe rozporządzenie stawia e-fakturę na równi z fakturą tradycyjną, dzięki czemu w urzędach nie będziesz miał z tego tytułu żadnych dodatkowych problemów. Warto więc wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną i cieszyć się ze sprawnego i wygodnego systemu rozliczeń.
