Jak wynika z badania przeprowadzonego przez KPMG, 60% pracowników spędza 60 minut dziennie, powtarzając pracę, które została już zrealizowana. Dzielenie się wiedzą pomaga efektywniej wdrażać nowych pracowników, szkolić pracowników mniej doświadczonych poprzez przepływ wiedzy wewnątrz firmy, przekazywać nowości. Zmniejsza się rotacja pracowników, zwiększa się efektywność pracy.
W pierwszym artykule na temat dzielenia się wiedzą w organizacji skupimy się na dzieleniu się prezentacjami i PDFami z wiedzą w fatwy sposób dla autora dzielącego się materiałami i szukającego wiedzy pracownika.
Centralna baza materiałów edukacyjnych
Portal wiedzowy służy jako scentralizowana platforma do publikowania i udostępniania materiałów edukacyjnych różnym interesariuszom, w tym klientom, członkom zespołu, inwestorom i partnerom biznesowym. W tym artykule opiszemy kluczowe aspekty tworzenia takiego portalu, w tym korzyści, odbiorców docelowych, projektowanie doświadczeń użytkownika, tworzenie treści, funkcje interaktywne, kwestie bezpieczeństwa, analizy i bieżącą konserwację.
Dzielenie się wiedzą z klientami i przyciąganie potencjalnych klientów
Warto też dzielić się wiedzą z klientami i potencjalnymi klientami.
Dzieląc się wiedzą z klientami, budujemy zaufanie do firmy i jej pracowników, wspieramy procesy zmian w organizacjach naszych klientów. Gdy wiedza ta jest powiązana z naszymi produktami / usługami może pomóc przygotować klienta do współpracy, przekonać do zwiększenia zakresu współpracy, zamówienia nowych produktów / usług. Pamiętaj więc, żeby dzieląc się wiedzą, zadbać o wizerunek i miej z tyłu głowy swoje cele marketingowe.
Portal z prezentacjami - własny firmowy odpowiednik Slideshare
Jedną z form dzielenia się wiedzą w organizacji jest portal z prezentacjami. Znany i lubiany swego czasu Slideshare możesz mieć w swojej firmie. A raczej jego odpowiednik - Twój własny, firmowy portal z prezentacjami.
Slideshare - profil Krakweb
Kontrola nad udostępnianiem materiałów wiedzowych pracownikom i klientom
Wdrażając ICEberg CMS 5 z modułem galerii-prezentacji zyskasz kontrolę nad treściami i dostępem do nich, wspomożesz Content Marketing i SEO, czyli zwiększysz swoją widoczność w wyszukiwarce, udostępniając materiały publicznie. Przyciągniesz i zatrzymasz ruch i klientów. Zamienisz ich na leady i wyślesz komunikację marketingową. Część z nich wyśle zapytania, niektórzy przejdą do Twojego serwisu firmowego, inni zapiszą się na newsletter.
Zautomatyzowane tworzenie galerii - prezentacji
Automatyczna zamiana PDFów na obrazki i tworzenie z nich prezentacji przeglądanych jak galerie, jak pokazy slajdów w znanych z codziennej pracy programach takich jak PowerPoint czy Google Slides pozwoli na efektywne wykorzystanie czasu. Dodanie prezentacji do portalu z wiedzą zajmie Ci od kilkudziesięciu sekund do kilku minut z opisaniem materiału i weryfikacją.
Statystyki
Zbierzesz i przeanalizujesz statystyki - dane pomogą Ci podjąć decyzje. Informacje o aktywności poszczególnych użytkowników możesz wykorzystać do podjęcia działań sprzedażowych - np. zadzwonić do klienta, który obejrzał 3 prezentacje produktu, o który wcześniej wysłał zapytanie ofertowe.
Udostępnianie materiałów wybranym osobom
Możesz też dzielić się materiałami prywatnie - udostępniać je tylko wybranym osobom - wysyłając linka lub dostęp w portalu - pojedynczym osobom lub grupie osób. Materiały mogą być dostępne po zalogowaniu lub bez logowania, ale z koniecznością posiadania odpowiedniego linka.
Kiedy wdrożyć portal z prezentacjami?
Z badań McKinsey Global Institute wynika, że przeciętny pracownik spędza ponad 20% swojego czasu, próbując namierzyć w firmie osobę, która może pomóc mu w rozwiązaniu jego problemu. Jeśli wdrożysz w firmie knowledge sharing pracownicy oszczędzą mnóstwo czasu i będą mogli skupić się na pracy, a nie na szukaniu odpowiedzi na swoje pytania i materiałów, w których znajdą wiedzę.
Portal z prezentacjami będzie Ci potrzebny co najmniej w następujących sytuacjach:
- Posiadasz materiały w formie prezentacji (PPT / PPTX itp) lub plików PDF i są to materiały, które często udostępniasz - wysyłasz mailami, na dysku internetowym, w chmurze publicznej czy lokalnej, lub publikujesz na stronie do pobrania
- Myślisz o tym, jak lepiej wykorzystać materiały wiedzowe - PDFy, prezentacje itp.
- Wysyłanie PDFów mailem lub udostępnianie ich w chmurze przestało być dla Ciebie wygodne. Jest frustrujące, zajmuje czas, materiały się czasem gubią, czasem nie przechodzą przez maila ze względu na wielkość pliku.
Dzielenie się wiedzą na Dysku Google nie jest w pełni efektywne
Jakie są przewagi portalu z prezentacjami nad innymi formami udostępniania plików?
Znamy i stosujemy w firmach wiele sposobów dzielenia się wiedzą i materiałami:
- wysyłka mailem
- udostępnianie na dysku / w chmurze
- wrzucanie pliku do pobrania
Mają one jednak liczne wady, wśród których wyróżnić można:
- brak jednego, spójnego miejsca na materiały.
- brak analityki - udostępniając materiały mailem, do pobrania lub na dysku nie dysponujesz statystykami, nie możesz śledzić akcji poszczególnych użytkowników, lub masz to w bardzo ograniczonym zakresie
- materiały wysłane jako załączniki mailem trudno zmodyfikować po wysyłce
- łatwo utracić kontrolę nad tym, kto ma dostęp do zasobów
Slideshare
Na czym polega fenomen Slideshare?
Kilka wybranych elementów sukcesu Slideshare.
- User Generated Content. Użytkownicy - specjaliści i firmy dzielili się na Slideshare swoimi prezentacjami. Slideshare był bazą treści otwartych, wartościowych, łatwych do przeglądania przez użytkowników.
- Automatyzacja. Mając założone konto (co było szybkie i przyjemne - trwało krótko, a wręcz od momentu integracji z LinkedIn można to było zrobić dwoma kliknięciami) wgrywasz plik PDF i powstawała prezentacja, którą mogłeś wysłać klientowi do szybkiego przeklikania online. Slideshare wyciągał też treści z prezentacji, dzięki czemu prezentacje nie były jedynie o raczkami, na były opisane l, okraszone treścią. W efekcie czego Google widział Slideshare i jego podstrony (prezentacje) jako wartościowe treści i pokazywał je wysoko w wynikach wyszukiwania. Slideshare miał widoczność szacowaną na … fraz, w ruch szacowany na … odwiedzających.
- Wiedza. Treści od użytkowników były wartościową, aktualną, specjalistyczną wiedzą podaną w łatwej do przyswojenia w przyjaznej formie.
Jakie wnioski z sukcesu i popularności Slideshare możesz wyciągnąć dla Twojej firmy?
- W Twojej organizacji istnieją materiały wewnętrzne, marketingowe, sprzedażowe i edukacyjne, które są tworzone przez członków zespołu i są wykorzystywane jednorazowo lub w bardzo ograniczonym zakresie. Wykorzystaj ich potencjał - udostępnij na platformie wiedzowej w kontrolowany, bezpieczny, zautomatyzowany sposób.
- Łatwiej wejść w jedno miejsce (do serwisu firmowego lub wiedzowego), użyć wyszukiwarki lub przeglądając, filtrując znaleźć materiały wiedzowe niż szukać ich pisząc do innych członków zespołu Twojej firmy.
- Ludzie pragną wiedzy,
- prezentacje są sprawdzoną, przyjazną formą dzielenia się wiedzą. Łatwo je stworzyć, łatwo je przeglądać.
Slideshare - przyklad prezentacji
Własny serwis z prezentacjami
Dziś możesz stworzyć swój własny portal z prezentacjami.
Skorzystaj z wieloletniego doświadczenia i sprawdzonej formy.
Stworzyliśmy w iceberg CMS 5 pakiet modułów, które umożliwiają stworzenie i zarządzanie swoim własnym portalem z prezentacjami.
Dowiedz się więcej. Umów się na konsultację z ekspertem.
Serwis wiedzowy z materiałami szkoleniowymi dla pracowników lub uczestników szkoleń
Może on być serwisem wewnętrznym firmy - zamkniętym dla szerszej publiki (intranetem). Serwis taki można wykorzystać do szkolenia pracowników lub jako bazę materiałów dla uczestników szkoleń, które organizuje Twoja firma. W tej drugiej wersji istnieje możliwość dodatkowego zabezpieczania treści przed kopiowaniem. Rozumiemy bowiem, że zależy Tobie oraz Twojej firmie na ochronie wartości intelektualnej, zachowaniu treści prezentacji i innych dokumentów udostępnianych w ten sposób w tajemnicy.
Content marketing
Serwis internetowy z prezentacjami może być świetnym pomysłem na pozyskanie widoczności w wyszukiwarce internetowej Google i przyciągnięcie użytkowników.
Wpierw sprawdź, jak działa i wygląda nasz własny portal z prezentacjami.
Czym jest własny portal z prezentacjami?
Portal z prezentacjami to dedykowana platforma internetowa, na której Twoja firma może hostować i udostępniać materiały edukacyjne, takie jak prezentacje, pokazy slajdów, oficjalne dokumenty, studia przypadków i filmy. Ten portal umożliwia stworzenie scentralizowanego repozytorium cennych treści, dzięki czemu jest łatwo dostępny i atrakcyjny dla docelowych odbiorców.
Może być osobnym serwisem pod osobną domeną Lub subdomeną), ale może być też elementem - działem Twojej strony firmowej / korporacyjnej.
Kluczowe zalety posiadanego portalu z prezentacjami
Kontrowana dystrybucja treści
Posiadając własny portal z prezentacjami, masz pełną kontrolę nad dystrybucją swoich materiałów edukacyjnych, zapewniając, że odpowiednie treści dotrą do właściwych odbiorców.
Budowa marki
Portal daje możliwość wzmocnienia tożsamości i wartości Twojej marki poprzez spójny projekt wizualny, przekaz i opowiadanie historii.
Edukacja klientów i rynku
Udostępniając wartościowe treści edukacyjne, możesz edukować swoich klientów, członków zespołu, inwestorów i partnerów biznesowych, wzmacniając ich wiedzą i spostrzeżeniami.
Efektywna komunikacja
Portal służy jako scentralizowany kanał komunikacji, ułatwiając aktualizację i rozpowszechnianie ważnych informacji wśród interesariuszy.
Zaangażowanie i interakcja
Interaktywne funkcje i narzędzia angażujące sprzyjają współpracy, dyskusji i przekazywaniu informacji zwrotnych, tworząc poczucie wspólnoty i zaangażowania.
Odbiorcy wiedzowego portalu z prezentacjami - grupy docelowe
Portal wiedzowy Twojej firmy medialnej jest przeznaczony dla kilku kluczowych odbiorców:
Klienci
Dostarczaj materiały edukacyjne, które pomogą klientom lepiej zrozumieć Twoje produkty lub usługi, trendy branżowe, najlepsze praktyki i historie sukcesu. Pomoże im to w podjęciu decyzji zakupowej.
Zespół (Pracownicy)
Oferuj zasoby szkoleniowe, materiały wprowadzające, prezentacje wewnętrzne i treści umożliwiające dzielenie się wiedzą, aby wspierać rozwój zawodowy i wyrównanie.
Inwestorzy
Udostępniaj obszerne raporty, prezentacje finansowe, informacje dla akcjonariuszy i aktualizacje, aby informować i angażować inwestorów.
Partnerzy biznesowi
Dostarczaj informacji branżowych, analiz rynkowych, możliwości współpracy i zasobów, które wspierają Twoje partnerstwa i napędzają wspólny sukces.
User Experience portalu z prezentacjami
Stworzenie intuicyjnego i wciągającego interfejsu użytkownika ma kluczowe znaczenie dla sukcesu portalu
Przyjazna dla użytkownika nawigacja
Zaprojektuj przejrzystą i intuicyjną strukturę nawigacji, która pozwoli użytkownikom łatwo przeglądać i znajdować materiały edukacyjne odpowiednie dla ich potrzeb.
Intuicyjne wyszukiwanie i filtrowanie
Zaimplementuj solidną funkcję wyszukiwania i filtry, które umożliwiają użytkownikom szybkie znajdowanie określonych treści na podstawie słów kluczowych, kategorii, tematów lub autorów.
Angażujący projekt wizualny i branding
Włącz identyfikację wizualną swojej firmy, elementy brandingu i spójną estetykę projektu w całym portalu. Używaj atrakcyjnych wizualnie układów, czcionek i obrazów, aby poprawić wrażenia użytkownika.
Tworzenie treści i Content Curation
Wybieraj i twórz wysokiej jakości treści edukacyjne dla każdej grupy docelowej:
Materiały edukacyjne dla Klientów
Twórz prezentacje, studia przypadków, przewodniki, raporty branżowe i filmy, które informują klientów o Twoich produktach, usługach, trendach branżowych i najlepszych praktykach. Oferuj praktyczne spostrzeżenia i przemyślane treści przywódcze, które pomogą im podejmować świadome decyzje.
Zasoby dla zespołu (pracowników)
Zapewnij materiały szkoleniowe, przewodniki wprowadzające, prezentacje wewnętrzne i zasoby do dzielenia się wiedzą, aby wyposażyć członków zespołu w wiedzę potrzebną do doskonalenia swoich ról.
Informacje dla Inwestorów
Udostępniaj kompleksowe raporty finansowe, prezentacje dla inwestorów, aktualizacje kwartalne i wskaźniki wydajności, aby informować inwestorów o postępach Twojej firmy i planach na przyszłość.
Informacje dla partnerów biznesowych
Publikuj spostrzeżenia branżowe, analizy rynkowe, wspólne historie sukcesu, możliwości współpracy i zasoby, które wspierają rozwój Twoich partnerów biznesowych i wzmacniają Twoje relacje.
Interaktywne funkcje i narzędzia angażujące
Zwiększ zaangażowanie użytkowników i wspieraj interakcję w portalu:
Komentarze
Zezwalaj użytkownikom na komentowanie prezentacji, zadawanie pytań i angażowanie się w dyskusje ze współpracownikami, członkami zespołu lub ekspertami merytorycznymi.
Mechanizmy oceny i informacji zwrotnej
Umożliwiaj użytkownikom ocenianie i wyrażanie opinii na temat materiałów edukacyjnych, co pozwoli Ci zebrać cenne spostrzeżenia i poprawić jakość treści.
Udostępnianie w social media i współpraca
Zintegruj funkcje udostępniania w social media, umożliwiając użytkownikom łatwe udostępnianie materiałów edukacyjnych na platformach społecznościowych. Zachęcaj do współpracy, umożliwiając użytkownikom tworzenie i udostępnianie spersonalizowanych kolekcji lub list odtwarzania ich ulubionych treści.
Zapewnienie bezpieczeństwa i kontroli dostępu
Wdrażaj solidne środki bezpieczeństwa i mechanizmy kontroli dostępu:
Uwierzytelnianie użytkownika
Wykorzystaj bezpieczne protokoły uwierzytelniania użytkowników, aby ograniczyć dostęp do upoważnionych osób lub grup.
Kontrola dostępu oparta na rolach
Skonfiguruj kontrolę dostępu opartą na rolach, aby upewnić się, że użytkownicy mają dostęp tylko do treści związanych z ich rolami i uprawnieniami. ICEberg CMS posiada wbudowane uprawnienia indywidualne zarówno w panelu administracyjnym, jak i na frontendzie (w interfejsie UI strony internetowej).
Szyfrowanie danych
Zastosuj techniki szyfrowania danych, aby chronić poufne informacje przechowywane w portalu. ICEberg 5 CMS posiada wbudowane szyfrowanie danych, chroni dane osobowe i dane poufne zgodnie z RODO / GDPR. Zapewnia politykę haseł i odpowiednie środki bezpieczeństwa związanie z kopiami bezpieczeństwa.
Regularne audyty bezpieczeństwa
Przeprowadzaj regularne audyty bezpieczeństwa, aby szybko identyfikować i usuwać luki w zabezpieczeniach.
Analityka i śledzenie wydajności
Wykorzystaj narzędzia do analizy i śledzenia wydajności, aby uzyskać wgląd w zachowanie użytkowników i wydajność treści:
Analiza sposobu korzystania z serwisu przez użytkowników
Monitoruj zaangażowanie użytkowników, popularność treści, wyszukiwane hasła i opinie użytkowników, aby dowiedzieć się, jakie materiały edukacyjne rezonują z odbiorcami. Wykorzystaj zaawansowaną wyszukiwarkę MeiliSearch zintegrowaną z ICEberg CMS 5.
Śledzenie wskaźników
Śledź kluczowe wskaźniki sukcesu, takie jak ruch w witrynie, utrzymanie użytkowników i współczynniki konwersji, aby mierzyć skuteczność portalu i optymalizować doświadczenia użytkowników.
Konserwacja i aktualizacje
Regularnie utrzymuj i aktualizuj portal prezentacyjny swojej firmy medialnej:
Przegląd treści i odświeżanie, Content Recycling.
Stale przeglądaj i aktualizuj swoje materiały edukacyjne, aby upewnić się, że pozostają one aktualne, dokładne i aktualne.
Konserwacja platformy
Wykonuj rutynowe zadania konserwacyjne, aktualizuj zabezpieczenia i sprawdzaj system, aby zapewnić optymalną wydajność i czas pracy bez przestojów. Korzystając z ICEberg CMS tą część pracy masz też zautomatyzowaną.
Włączanie opinii użytkowników
Weź pod uwagę opinie i sugestie użytkowników, aby poprawić wrażenia użytkownika i dodać wartość do materiałów edukacyjnych.
Podsumowanie
Portal z prezentacjami służy jako cenne źródło edukacji i angażowania klientów, członków zespołu, inwestorów i partnerów biznesowych. Koncentrując się na doświadczeniu użytkownika, tworzeniu treści, funkcjach interaktywnych, bezpieczeństwie, analizie i bieżącej konserwacji, możesz stworzyć portal, który wspiera edukację, wspiera współpracę i wzmacnia relacje. Wykorzystaj moc dzielenia się wiedzą i spraw, aby Twój portal stał się miejscem, w którym znajdziesz wartościowe treści edukacyjne.
Jeśli masz jakieś konkretne pytania dotyczące budowy portalu prezentacyjnego posiadanej firmy medialnej lub potrzebujesz dalszej pomocy, nie wahaj się zapytać!
