Jakie problemy rozwiązuje system GRK?
Po pierwsze, wdrożenie systemu GRK w infrastrukturę informatyczną przedsiębiorstwa pozwala na zaoszczędzenie czasu i zasobów finansowych, a także na wyeliminowanie zbędnych wysiłków związanych z ręczną weryfikacją poprawności danych kontaktów i korektą napotkanych niezgodności. Zlikwidowana zostaje również konieczność ręcznego przenoszenia danych z jednego systemu do drugiego.
Co więcej, GRK pozwala na zgromadzenie wszystkich niezbędnych danych kontaktów w jednym miejscu - nie trzeba poruszać się pomiędzy różnymi systemami w celu zebrania pełnych danych o kontakcie (np. pomiędzy sklepem internetowym a CRM). Łatwy dostęp do informacji pozwala zwiększyć efektywność prowadzonych działań.
To wszystko oznacza mniejsze obciążenie działu IT. Każdy użytkownik, który otrzymał uprawnienia do danych zasobów może samodzielnie przenosić wybrane dane o kontakcie pomiędzy systemami, przeszukiwać magazyn danych czy też tworzyć wyfiltrowane listy względem wybranych parametrów. Jak to działa?
Jak działa system GRK?
System GRK jest punktem łączącym wszystkie systemy firmy przechowujące dane o kontaktach. Nie tylko gromadzi i zespala pochodzące z tych systemów dane, ale także umożliwia ich synchronizację i aktualizację we wszystkich systemach zewnętrznych.
Wymiana danych
Systemy zewnętrzne z API systemu GRK łączą się dzięki konektorom stworzonym dla każdej posiadanej przez klienta aplikacji przechowującej kontakty. Do wymiany informacji konektory wykorzystują wewnętrzny protokół. Konektory mogą poinformować system zewnętrzny o dostępnych funkcjonalnościach GRK, a także o wystąpieniu zdarzenia (np. dodaniu nowego kontaktu czy edycji starego).
Konstrukcja konektora
Konektory posiadają budowę modularną, dzięki czemu ich podstawowa wersja może zostać rozszerzona za pomocą pluginów. Pluginy mogą na przykład reagować na dodanie nowego kontaktu poprzez automatyczną aktualizację zewnętrznego systemu. Ich funkcjonalność dostosowywana jest do sposobu, w jaki dane o kontaktach są wykorzystywane przez dany system (np. dla konektora do aplikacji mailingowej może to być plugin umożliwiający utworzenie grupy kontaktów, które spełniają wybrany warunek).
Wraz z rosnącą liczbą systemów zewnętrznych połączonych z API GRK za pomocą konektorów zwiększa się obciążenie systemu, co może mieć ogromny wpływ na wydajność. Problem ten został rozwiązany dzięki zastosowaniu kolejki (queue). Kolejka pozwala na skalowanie aplikacji w zależności od jej obciążenia przez zewnętrzne systemy.
Dodatkowo dla zwiększenia efektywności system GRK korzysta z kilku baz danych. Różne typy baz danych sprawdzają się w określonych sytuacjach, a baza dostosowana do typu danych jest bardziej wydajna. Ze względu na rodzaj i sposób przechowywania danych w GRK wiele baz danych zapewnia optymalne działanie systemu.
Zarządzanie kontaktami
Interfejs użytkownika GRK umożliwia zarządzanie zgromadzonymi kontaktami. Każdy z kontaktów można ręcznie zmodyfikować. Możliwe jest także dodawanie nowych kontaktów bezpośrednio do GRK. Aplikacja została wyposażona również w wyszukiwarkę, dzięki czemu użytkownik może bez problemu dotrzeć do danego kontaktu. Mechanizm filtrowania pozwala na definiowanie grup odbiorców według wybranych parametrów - na przykład miejsca zamieszkania. Możliwość tworzenia takich grup jest szczególnie cenna z punktu widzenia działów marketingu i sprzedaży - pozwala na błyskawiczne tworzenie list osób, które mogą być zainteresowane daną ofertą (np. wyprzedażą w Krakowie).
Wersjonowanie i deduplikacja
Zastosowanie wersjonowania sprawia, że stany kontaktów przed aktualizacją czy ręcznym wprowadzeniem zmian są zapisywane. Dzięki temu zawsze można wrócić do wcześniejszej wersji.
Istotną funkcjonalnością systemu GRK jest także deduplikacja. Pozwala ona na wyeliminowanie powtarzających się w zbiorze danych. Nad tym procesem kontrolę ma użytkownik aplikacji. W przypadku wykrycia duplikatu kontaktu użytkownik może go pominąć, połączyć z istniejącym lub nadpisać.
Jakie informacje o kontaktach?
W systemie podstawowe informacje o kontakcie to ID i nazwa, a także dane takie jak imię i nazwisko, email, telefon i dane adresowe - ulica, miejscowość, kod pocztowy, województwo i kraj. Oprócz tego o każdym kontakcie znajdują się takie informacje jak data dodania, data ostatniej edycji i źródło kontaktu (z jakiego systemu pochodzi).
Dzięki zastosowaniu specjalnego API i wielu baz danych, system obsługuje także dane dynamiczne. Mogą zostać zdefiniowane dodatkowe pola, które będą przechowywać dodatkowe informacje, uznane za istotne przez użytkownika aplikacji - na przykład firmę czy datę urodzenia.
Jakie systemy można połączyć z GRK?
Wiele systemów wykorzystywanych w infrastrukturze informatycznej przedsiębiorstw przechowuje dane o kontaktach - na przykład dane klientów, dostawców czy też innych partnerów biznesowych. Takie systemy wykorzystują między innymi działy marketingu, sprzedaży czy kadr i płac. Mogą to na przykład być:
- CRM,
- E-commerce,
- CMS,
- ERP,
- BI ,
- Systemy fakturowania,
- Systemy zarządzania zasobami ludzkimi.
Bezpieczeństwo danych
Cała komunikacja z GRK jest szyfrowana za pomocą protokołu https, co uniemożliwia przejęcie przesyłanych danych pomiędzy adresatem a odbiorcą. Zastosowanie JWT umożliwia bezpieczną komunikację pomiędzy klientem API, a serwisem udostępniającym to API.
Użytkownikom przyznawane są specjalne uprawnienia, dające im dostęp do wybranych zasobów. Dodatkowo wszelkie wykonywane przez nich aktywności są zapisywane w logach i dostępne do przejrzenia w dowolnej chwili.
Dla maksymalizacji bezpieczeństwa danych w aplikacji zastosowano restrykcyjne polityki prywatności i haseł, które to mogą zostać skonfigurowane w zależności od potrzeb każdego klienta przed wdrożeniem. Wymuszana jest odpowiednia moc hasła, a także zmiana hasła co określony okres czasu na nieużywane wcześniej. X prób wpisania hasła zakończonych niepowodzeniem powoduje, że konto jest blokowane do czasu wyjaśnienia sytuacji. Hasła użytkowników przechowywane w bazie danych są zabezpieczone specjalnymi algorytmami i funkcjami.
Zastosowanie GRK w praktyce
Więcej o możliwych zastosowaniach GRK, a także o tym, jakie funkcjonalności mogą posiadać połączenia z poszczególnymi systemami dowiesz się z naszego User Case. Przedstawiamy w nim sytuację klienta, który posiada informacje o kontaktach rozproszone pomiędzy różnymi systemami.
