Krok 1. Dodawanie nowego adresu e-mail
Podczas instalacji serwera automatycznie generowane jest konto e-mail postmaster@twojafirma.pl. Jeżeli chcesz założyć firmowy adres mailowy np kontakt@twojafirma.pl lub biuro@twojafirma.pl oraz dać każdemu swojemu pracownikowi imiennego, firmowego maila musisz zalogować się na stronie poczta.twojafirma.pl za pomocą hasła podawanego podczas rejestrowania domeny oraz po prostu dodać nowe konta do systemu. Są one aktywne od razu po założeniu i każdy może je sprawdzić poprzez stronę www albo system Outlook Express.
Krok 2. Konfiguracja programu pocztowego
Aby sprawdzać pocztę przez program pocztowy musisz go odpowiednio skonfigurować. Jak to zrobić przedstawimy na najpopularniejszym obecnie systemie: Outlook Express. Po pierwsze z menu Narzędzia musisz wybrać opcję Konta. Następnie kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w prawym górnym rogu. System przekierowuje Cię do kreatora połączeń internetowych. Tutaj uzupełniasz nazwę, która będzie wyświetlana w polu nadawcy, podajesz adres e-mail, np. kontakt@twojafirma.pl oraz uzupełniasz nazwy serwerów poczty przychodzącej i wychodzącej. W pole “Serwer poczty przychodzącej” wpisujesz POP3, a w drugie pole twojafirma.pl. Swoją domenę musisz wpisać również w pole serwera obsługującego pocztę wychodzącą. Następnie wpisujesz pełny adres pocztowy np. kontakt@twojafirma.pl oraz hasło dostępu. W ten sposób adres został dodany. Teraz należy wybrać go z listy i uwierzytelnić serwer. W tym celu zaznaczasz opcję “Ten serwer wymaga uwierzytelnienia”, a następnie w opcjach zaawansowanych, zarówno dla poczty wychodzącej, jak i przychodzącej zaznaczasz opcję “Ten serwer wymaga bezpiecznego połączenia SSL” i wpisujesz wartości:
- dla poczty wychodzącej (SMTP): 465
- dla poczty przychodzącej (POP3): 995.
W ten sposób Twój adres został poprawnie skonfigurowany i dodany do Twojego programu pocztowego.
Krok 3. Zakładanie aliasów
Alias to nic innego jak inna nazwa adresu e-mail przypisana do tego samego konta. Jeżeli ktoś ma adres jan@twojafirma.pl, może ustalić sobie aliasy konta np. jan.pracus@twojafirma.pl, bądź sprzedaz@twojafirma.pl. Dzięki temu wszystkie wiadomości wysłane na jeden z tych adresów przyjdą na tą samą, główną skrzynkę pocztową. Aby stworzyć taki alias należy zalogować się do programu KeiMail, kliknąć ikonę Dodaj alias oraz wypełnić pola. W pole alias wpisujesz kolejną nazwę skrzynki np. sprzedaz@twojafirma.pl, w polu konto docelowe musisz wpisać macierzyste konto, np. jan@twojafirma.pl. Ustawianie aliasów znacznie usprawnia pracę. Po pierwsze, możesz stworzyć specjalistyczne adresy mailowe (np. kontakt, biuro, sprzedaż, projekt), z których maile będą przychodzić wprost do skrzynki osoby odpowiedzialnej za dany dział, co znacznie skróci czas potrzebny na przeczytanie wiadomości i odpowiedź. Po drugie, w przypadku kiedy jakaś osoba zachoruje lub pójdzie na urlop, możesz dodać alias pracownika w biurze, który będzie ją zastępował bez konieczności podawania haseł i sprawdzania dodatkowo kilku skrzynek. W momencie kiedy dana osoba wróci alias w kilka chwil może zostać usunięty. To duża oszczędność czasu i usprawnienie pracy dla Twoich podwładnych.
Jeżeli będziesz miał jeszcze jakiekolwiek problemy lub pytania dotyczące założenia firmowych adresów mailowych skontaktuj się z nami. Chętnie rozwiążemy wszystkie Twoje wątpliwości.
