Tworzenie nowoczesnej strony internetowej wymaga nie tylko odpowiedniego projektowania pod kątem wizualnym i technicznym, ale także zastosowania systemu zarządzania treścią (CMS), który zapewni elastyczność, bezpieczeństwo i wygodę użytkowania. Aby strona internetowa spełniała potrzeby firmy, organizacji lub instytucji, konieczne jest opracowanie dokładnej listy wymagań, które warto przedstawić wykonawcy. Taki dokument pomoże w ustaleniu, jakie funkcje i narzędzia powinien zawierać system CMS oraz w jakich aspektach ma wspierać codzienną działalność użytkowników.
W poniższej sekcji rozbudowujemy poszczególne elementy listy wymagań oraz wyjaśniamy, dlaczego są one tak istotne dla funkcjonowania profesjonalnej strony internetowej.
Przejrzysty, funkcjonalny system CMS z polskim interfejsem
Jednym z kluczowych wymagań jest wybór systemu CMS, który jest łatwy w obsłudze i dostępny w polskim języku. Chociaż wiele popularnych systemów CMS jest dostępnych na rynku, ważne jest, aby użytkownicy nie musieli walczyć z barierą językową, szczególnie jeśli w zespole są osoby o różnym poziomie znajomości języków obcych. Polski interfejs pozwala zredukować błędy, zwiększa efektywność i poprawia komfort pracy osób odpowiedzialnych za zarządzanie treścią na stronie.
Przykładowe systemy, które oferują polski interfejs, to np. WordPress, Joomla!, Drupal, ICEberg CMS 5. Ważne, aby system CMS był regularnie aktualizowany, miał silne wsparcie techniczne i oferował łatwe zarządzanie użytkownikami oraz treścią w języku polskim.
Samodzielne zarządzanie treścią i grafiką oraz układem
Jednym z najważniejszych wymagań, które warto przedstawić wykonawcy strony internetowej, jest zapewnienie narzędzi umożliwiających pełną kontrolę nad treścią i grafiką bez potrzeby angażowania specjalistów IT. System CMS powinien pozwalać administratorom na:
- Zarządzanie treścią: System powinien umożliwiać łatwe dodawanie, edytowanie i usuwanie treści (tekstów, zdjęć, filmów) przez osoby o podstawowych umiejętnościach obsługi komputera.
- Zarządzanie grafiką: CMS musi pozwalać na łatwe przesyłanie, skalowanie i umieszczanie obrazów, filmów i innych multimediów.
- Elastyczny układ: Redaktorzy powinni mieć możliwość modyfikacji struktury strony, zmiany układu sekcji, tworzenia nowych podstron oraz dodawania elementów interaktywnych bez pomocy dewelopera.
Taka funkcjonalność pozwala na elastyczne dostosowywanie strony do zmieniających się potrzeb biznesowych, wprowadzanie nowych treści promocyjnych, dodawanie podstron związanych z bieżącymi wydarzeniami oraz modyfikowanie układu strony w odpowiedzi na trendy w branży.
Intuicyjna obsługa przez osoby z podstawowymi umiejętnościami obsługi komputera
System CMS powinien być tak zaprojektowany, aby osoby bez wiedzy technicznej mogły samodzielnie zarządzać treścią strony. Interfejs powinien być intuicyjny, oparty na standardach znanych z popularnych aplikacji biurowych i edytorów tekstu. Kluczowe funkcje to:
- Tworzenie nowych podstron z możliwością łatwego wstawiania zdjęć, plików PDF i multimediów.
- Dodawanie nowych załączników i materiałów promocyjnych – np. banerów, które mogą być umieszczane na stronach głównych i podstronach.
- Edycja tekstu w stylu znanym z edytorów biurowych (MS Word, OpenOffice) – zamiast skomplikowanego kodu HTML, użytkownicy mogą korzystać z przyjaznych narzędzi do formatowania tekstu, wstawiania hiperłączy, obrazów i tabel.
Dzięki temu proces aktualizacji strony staje się płynny i nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej.
Intuicyjny Edytor WYSIWYG i łatwe przenoszenie treści z popularnych formatów plików pakietów biurowych
Edytor treści jest jednym z kluczowych narzędzi w systemie CMS. Ważne jest, aby umożliwiał wygodne tworzenie i edytowanie dokumentów bez znajomości kodu HTML. Edytor WYSIWYG (ang. "What You See Is What You Get") pozwala użytkownikom zobaczyć finalny efekt edytowanej treści w czasie rzeczywistym, co ułatwia kontrolę nad formatowaniem.
- Łatwe przenoszenie treści z popularnych formatów biurowych, takich jak MS Office (Word) i Open Office. Funkcja ta musi gwarantować możliwość poprawnego formatowania tekstu oraz wstawianie obrazów, tabel i list.
- Edycja HTML: Dla bardziej zaawansowanych użytkowników edytor powinien umożliwiać edycję kodu HTML, jednak bez potrzeby pisania kodu od podstaw. Powinna istnieć możliwość czyszczenia kodu z nadmiarowych znaczników.
Dzięki temu redaktorzy mogą bezproblemowo przenosić treści z dokumentów biurowych bez potrzeby manualnej edycji kodu.
Funkcja Wyszukiwania Treści
Funkcja wyszukiwania treści na stronie to nieodzowny element, który znacznie podnosi użyteczność witryny. Użytkownicy powinni mieć możliwość szybkiego wyszukania interesujących ich treści za pomocą słów kluczowych, tytułów artykułów czy kategorii. Funkcja wyszukiwania powinna obejmować zarówno treści tekstowe, jak i pliki załączone, takie jak PDF-y, grafiki, a także multimedia.
Dobrze zaprojektowana funkcja wyszukiwania poprawia doświadczenia użytkowników i pomaga w szybkim znalezieniu potrzebnych informacji, co jest szczególnie istotne na większych, bardziej rozbudowanych stronach.
Ważne jest, aby wyszukiwarka:
- Działała szybko i efektywnie.
- Umożliwiała wyszukiwanie po słowach kluczowych, tagach oraz datach publikacji.
- Obsługiwała treści multimedialne oraz załączniki.
Kompatybilność z Przeglądarkami Internetowymi
Strona internetowa musi działać bezbłędnie w różnych przeglądarkach internetowych, aby zapewnić szeroką dostępność dla użytkowników korzystających z różnych urządzeń i systemów operacyjnych. Wymagania dotyczące przeglądarek obejmują kompatybilność z:
- Firefox
- Chrome
- Microsoft Edge
- Opera
- Safari
Strona powinna być również zoptymalizowana pod kątem urządzeń mobilnych, z pełnym wsparciem dla responsywnego designu. Użytkownicy oczekują, że treści będą wyświetlane poprawnie na różnych ekranach, od komputerów stacjonarnych po smartfony i tablety.
Bezpieczna autoryzacja i historia logowań
Bezpieczeństwo systemu CMS jest kluczowe dla zachowania integralności strony oraz ochrony danych użytkowników. Ważne elementy związane z bezpieczeństwem obejmują:
- Bezpieczną autoryzację użytkowników – zalecane jest zastosowanie szyfrowania SSL oraz wprowadzenie uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA), które zapewni dodatkowy poziom ochrony podczas logowania.
- Historia logowań i wprowadzanych zmian – system CMS powinien rejestrować, kto logował się do panelu administracyjnego i jakie zmiany zostały wprowadzone. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie działań i wykrywanie ewentualnych nieautoryzowanych prób dostępu.
Historia zmian pozwala także na łatwe śledzenie poprawek i umożliwia przywrócenie wcześniejszych wersji stron w razie potrzeby.
Wielu Redaktorów: Zarządzanie Uprawnieniami i Praca Współdzielona
W przypadku większych zespołów redakcyjnych, system CMS powinien umożliwiać jednoczesną pracę wielu użytkowników na różnych poziomach dostępu. Ważne funkcje obejmują:
- Zarządzanie uprawnieniami – różnym użytkownikom można przypisać różne role (np. administrator, redaktor, autor), co pozwala na kontrolowanie, jakie czynności mogą wykonywać na stronie.
- Współdzielona praca – użytkownicy powinni mieć możliwość pracy nad treściami w tym samym czasie, bez ryzyka nadpisania czy konfliktów między zmianami.
Takie podejście ułatwia współpracę i zwiększa efektywność w zarządzaniu treścią.
Zarządzanie plikami graficznymi, multimediami i dokumentami
Strona internetowa powinna obsługiwać różnorodne multimedia, takie jak zdjęcia, filmy, pliki audio czy dokumenty PDF. Wymagania dotyczące zarządzania plikami multimedialnymi obejmują:
- Repozytorium plików – centralne miejsce, w którym pliki są przechowywane, uporządkowane, katalogowane i dostępne do ponownego użycia.
- Łatwe dodawanie i edytowanie multimediów – CMS powinien umożliwiać przesyłanie dużych plików multimedialnych, ich optymalizację oraz umieszczanie w różnych miejscach na stronie.
Dodatkowo integracja z zewnętrznymi serwisami, takimi jak YouTube, pozwala na osadzanie filmów bez obciążania serwera strony.
Niezawodność i Bezpieczeństwo
Niezawodność strony internetowej oraz jej stała dostępność to kluczowe aspekty, które muszą zostać zagwarantowane przez wykonawcę. Ważne wymagania to:
- Niezawodny, bezpieczny i nieprzerwany dostęp do strony WWW – strona powinna być dostępna dla użytkowników 24/7, z odpowiednimi mechanizmami zabezpieczającymi przed atakami.
- System archiwizacji – CMS powinien automatycznie tworzyć kopie zapasowe strony (najlepiej raz na miesiąc) i umożliwiać przechowywanie ich na nośnikach zewnętrznych. Archiwizacja powinna obejmować wszystkie treści i pliki multimedialne.
Elastyczność Projektowania Strony i Dowolność w Elementach Przekazu
System CMS musi umożliwiać pełną swobodę w projektowaniu wyglądu strony oraz struktury informacji. Redaktorzy powinni mieć możliwość:
- Umieszczania plików multimedialnych w dużych rozmiarach, w tym filmów i grafiki.
- Integracji z serwisami takimi jak YouTube – możliwość bezproblemowego osadzania filmów z zewnętrznych serwisów na stronie.
Jasno określone wymagania dotyczące systemu CMS są kluczowe dla zapewnienia, że nowo tworzona strona internetowa będzie spełniać oczekiwania zarówno pod kątem funkcjonalności, jak i wygody użytkowania. Wymienione wyżej funkcje, takie jak intuicyjny interfejs, możliwość pracy wielu redaktorów, zarządzanie plikami multimedialnymi i treściami, kompatybilność z przeglądarkami, a także bezpieczeństwo i archiwizacja, stanowią solidne fundamenty dla efektywnej i nowoczesnej witryny internetowej.
Możesz potraktować tę listę jako punkt wyjścia do stworzenia specyfikacji do przetargu. Możesz też wykorzystać ją jako gotowca. Rekomendujemy jednak rozwinięcie jej o specyficzne potrzeby Twojej organizacji.
Poniżej opiszemy dodatkowo jak rozwijany i wdrażany przez nas system ICEberg CMS 5 spełnia przedstawione powyżej kryteria.
Jak ICEberg CMS 5 spełnia te kryteria?
ICEberg CMS 5 to nowoczesny system zarządzania treścią, który oferuje szeroki wachlarz funkcji dostosowanych do potrzeb firm, instytucji i organizacji, stawiających na elastyczne, bezpieczne i wygodne zarządzanie stroną internetową. Oto, w jaki sposób ICEberg CMS 5 spełnia wszystkie kluczowe wymagania, które można przedstawić wykonawcy strony internetowej:
1. Przejrzysty, funkcjonalny system CMS z polskim interfejsem
ICEberg CMS 5 oferuje polski interfejs użytkownika, co znacznie ułatwia pracę redaktorom i administratorom, którzy nie muszą borykać się z barierą językową. Interfejs jest intuicyjny, dzięki czemu zarówno początkujący użytkownicy, jak i osoby z doświadczeniem w obsłudze systemów CMS mogą łatwo poruszać się po systemie, zarządzać treścią i korzystać z zaawansowanych funkcji bez potrzeby posiadania specjalistycznej wiedzy technicznej.
2. Samodzielne zarządzanie treścią, grafiką i układem strony
ICEberg CMS 5 pozwala na pełną swobodę w zarządzaniu treścią oraz elementami wizualnymi. Użytkownicy mogą:
- Tworzyć i edytować podstrony poprzez prosty mechanizm przeciągnij i upuść (drag-and-drop), co umożliwia elastyczne dostosowywanie struktury strony do zmieniających się potrzeb.
- Zarządzać grafiką poprzez wbudowane narzędzie do optymalizacji obrazów, przycinania, a także umieszczania banerów, ikon i innych elementów wizualnych.
- Zmienianie układu strony – bez potrzeby angażowania zespołu IT, użytkownicy mogą dostosowywać układ stron oraz sekcji, zachowując spójność wizualną strony.
Dzięki tym funkcjom ICEberg CMS 5 pozwala na dynamiczną modyfikację strony bez potrzeby zatrudniania dodatkowych specjalistów.
3. Aktualizacja strony przez osoby z podstawowymi umiejętnościami komputerowymi
System ICEberg CMS 5 został zaprojektowany tak, aby nawet osoby o minimalnych umiejętnościach technicznych mogły z łatwością wprowadzać zmiany na stronie. Użytkownicy mogą:
- Tworzyć nowe podstrony i dodawać załączniki, np. pliki PDF, zdjęcia, czy multimedia.
- Publikować materiały promocyjne (banery, pop-upy) oraz tworzyć nowe artykuły, bez konieczności znajomości kodu HTML.
- Dodawać i zarządzać treściami multimedialnymi w prosty sposób, dzięki intuicyjnemu interfejsowi, który prowadzi użytkownika krok po kroku przez cały proces.
4. Intuicyjny edytor WYSIWYG i importowanie treści
ICEberg CMS 5 jest wyposażony w zaawansowany edytor WYSIWYG, który pozwala użytkownikom na tworzenie treści w sposób intuicyjny, bez potrzeby znajomości kodu HTML. Redaktorzy mogą w łatwy sposób formatować tekst, wstawiać obrazy, tabele, hiperłącza, a także przenosić treści z dokumentów MS Office i OpenOffice. Edytor oferuje funkcje takie jak:
- Automatyczne oczyszczanie kodu z nadmiarowych znaczników przy imporcie treści z dokumentów biurowych.
- Edycja w HTML dla bardziej zaawansowanych użytkowników, co daje pełną kontrolę nad wyglądem i strukturą treści.
Dzięki temu redaktorzy mają pełną swobodę w zarządzaniu treściami bez ryzyka wprowadzania błędów formatowania.
5. Wyszukiwanie treści na stronie
ICEberg CMS 5 posiada wbudowaną funkcję wyszukiwania treści, która działa efektywnie na rozbudowanych stronach. Umożliwia użytkownikom szybkie znajdowanie treści według słów kluczowych, tytułów artykułów czy kategorii. Wyszukiwarka indeksuje zarówno teksty, jak i pliki multimedialne oraz załączniki (np. PDF-y), co pozwala na sprawne zarządzanie dużą ilością danych na stronie.
6. Kompatybilność z popularnymi przeglądarkami
ICEberg CMS 5 jest w pełni kompatybilny z najpopularniejszymi przeglądarkami internetowymi, takimi jak:
- Firefox
- Chrome
- Microsoft Edge
- Opera
- Safari
System zapewnia pełną responsywność strony, co oznacza, że treści będą wyświetlane prawidłowo zarówno na komputerach, jak i na urządzeniach mobilnych (smartfony, tablety), co jest niezwykle ważne w kontekście dzisiejszych standardów użytkowania.
7. Bezpieczeństwo: autoryzacja i historia logowań
Bezpieczeństwo to kluczowy aspekt każdego systemu CMS. ICEberg CMS 5 zapewnia:
- Bezpieczną autoryzację użytkowników z wykorzystaniem szyfrowania SSL oraz opcji dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA), co dodatkowo chroni dane i dostęp do panelu administracyjnego.
- Historię logowań i zmian – każdy użytkownik logujący się do systemu jest rejestrowany, a wprowadzone zmiany są zapisywane, co umożliwia monitorowanie aktywności w systemie oraz łatwe przywracanie wcześniejszych wersji stron.
Te mechanizmy zapewniają pełną kontrolę nad tym, kto i w jaki sposób zarządza stroną, a także zwiększają bezpieczeństwo danych.
8. Równoczesna obsługa wielu redaktorów i zarządzanie uprawnieniami
ICEberg CMS 5 pozwala na jednoczesną pracę wielu redaktorów nad treścią strony, co jest kluczowe dla dużych organizacji i zespołów redakcyjnych. System oferuje:
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników – administratorzy mogą przypisywać różne role (np. redaktor, administrator, autor), co pozwala na kontrolowanie poziomu dostępu do różnych funkcji systemu.
- Współdzieloną pracę – kilku redaktorów może pracować nad różnymi sekcjami strony w tym samym czasie, bez ryzyka nadpisania zmian wprowadzonych przez innych.
Taka funkcjonalność znacząco podnosi efektywność pracy zespołu oraz pozwala na bardziej elastyczne zarządzanie stroną.
9. Zarządzanie plikami multimedialnymi i dokumentami
ICEberg CMS 5 posiada zaawansowane narzędzia do zarządzania plikami multimedialnymi, które umożliwiają:
- Tworzenie repozytorium plików – wszystkie pliki (obrazy, dokumenty, multimedia) mogą być przechowywane, katalogowane i sortowane w centralnym miejscu, co ułatwia ich późniejsze wykorzystanie.
- Optymalizację i podmianę plików – użytkownicy mogą łatwo przesyłać nowe pliki, usuwać niepotrzebne materiały oraz aktualizować już istniejące, co pozwala na bieżącą aktualizację treści na stronie.
- Integrację z serwisami zewnętrznymi, takimi jak YouTube, co umożliwia bezproblemowe osadzanie filmów bez obciążania serwera strony.
10. Archiwizacja i tworzenie kopii zapasowych
ICEberg CMS 5 zapewnia niezawodny system archiwizacji, który automatycznie tworzy kopie zapasowe strony, minimalizując ryzyko utraty danych. Archiwizacja może odbywać się regularnie (np. raz w miesiącu) i jest możliwa do zapisania na nośnikach zewnętrznych, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo danych.
Podsumowanie: ICEberg CMS 5 to kompleksowe rozwiązanie spełniające wszystkie kluczowe wymagania dotyczące nowoczesnego systemu zarządzania treścią. Jego intuicyjność, zaawansowane funkcje zarządzania treścią i multimediami, wysoki poziom bezpieczeństwa oraz wsparcie dla pracy zespołowej czynią go idealnym narzędziem dla firm i organizacji, które chcą efektywnie zarządzać swoją stroną internetową bez konieczności angażowania specjalistów IT.
