Modułu katalog wydarzeń z rejestracją na wydarzenia

Treść

Cel Projektu

Głównym celem projektu jest stworzenie platformy, na której menedżerowie firm i menedżerowie działów szkoleń — będących klientami firmy IT / szkoleniowej — będą mogli zarządzać zgłoszeniami swoich pracowników na różnorodne wydarzenia, takie jak szkolenia czy konferencje. System pozwala użytkownikom na łatwe przeglądanie katalogu dostępnych wydarzeń, dokonywanie zgłoszeń, śledzenie statusu zgłoszeń oraz kontaktowanie się z opiekunami wydarzeń.

Funkcjonalności dla użytkowników

Użytkownicy, w tym przypadku menedżerowie z firm zewnętrznych, będą korzystać z szerokiego wachlarza funkcji. Oto kluczowe z nich:

1. Zalogowanie do Systemu
   Aby uzyskać dostęp do katalogu wydarzeń, użytkownik musi się zalogować za pomocą wcześniej przyznanego konta. System jest zamknięty dla niezalogowanych użytkowników, co zapewnia pełne bezpieczeństwo danych oraz kontrolę nad dostępem do wydarzeń.

2. Przeglądanie Katalogu Wydarzeń
   Po zalogowaniu użytkownik ma dostęp do listy nadchodzących wydarzeń, które może filtrować według określonych kryteriów, takich jak data, kategoria wydarzenia, czy typ (szkolenia, konferencje itp.).

3. Rejestracja Uczestników
   Menedżer może zarejestrować dowolną liczbę uczestników na wybrane wydarzenie, przy czym liczba ta jest ograniczona indywidualnym limitem przypisanym do każdego konta. Użytkownik wypełnia formularz rejestracyjny, który może zawierać zarówno podstawowe dane, jak i dodatkowe informacje w przypadku bardziej złożonych wydarzeń (np. pytania o nocleg czy posiłki).

4. Kontakt z Opiekunami Wydarzeń
   Każde wydarzenie ma przypisanego opiekuna, z którym użytkownik może się skontaktować za pomocą formularza dostępnego na stronie. To ułatwia rozwiązywanie problemów związanych z organizacją i zapewnia szybki kontakt z osobą odpowiedzialną za dane wydarzenie.

5. Panel Użytkownika
   Użytkownicy mają dostęp do panelu, gdzie mogą przeglądać:

   • Dane konta — bez możliwości ich edytowania, ale z opcją zgłoszenia błędów.
   • Wydarzenia użytkownika — lista wszystkich wydarzeń, na które użytkownik zgłosił uczestników, z możliwością podglądu i edycji danych zgłoszeniowych do momentu rozpoczęcia wydarzenia.

Funkcjonalności dla administratorów i opiekunów wydarzeń

Moduł katalogu wydarzeń nie tylko wspiera użytkowników końcowych, ale oferuje również zaawansowane narzędzia dla administratorów oraz opiekunów wydarzeń.

1. Zarządzanie Kontami Użytkowników
   Administratorzy mają pełną kontrolę nad dodawaniem i edytowaniem kont użytkowników. Proces ten obejmuje:

   • Nadanie unikalnego loginu użytkownika (najczęściej na podstawie nazwy firmy, mogą to być jednak też loginy personalne).
   • Przypisanie hasła, które użytkownik może później zmienić.
   • Określenie limitu zgłoszeń dla każdego użytkownika, co kontroluje liczbę uczestników, których dany menedżer może zarejestrować na wydarzenia.

2. Tworzenie i zarządzanie wydarzeniami
   Opiekunowie wydarzeń mają możliwość dodawania nowych wydarzeń do katalogu. Każde wydarzenie może zawierać szczegółowy opis, agendę, dane prelegentów oraz inne istotne informacje (np. lokalizacja, cennik). System pozwala także na automatyczne generowanie formularzy rejestracyjnych na podstawie danych wydarzenia.

3. Obsługa zgłoszeń i rezerwacji
   System obsługuje również limit zgłoszeń na wydarzenia, co oznacza, że gdy liczba zgłoszonych uczestników osiągnie maksymalny limit, dalsze zgłoszenia będą oznaczane jako "rezerwowe". Informacja o takim zgłoszeniu trafia do opiekuna wydarzenia, który może podjąć decyzję o przyznaniu dodatkowych miejsc.

4. Edycja i Blokowanie Rejestratorów
   Edycja formularzy zgłoszeniowych jest możliwa tylko do momentu rozpoczęcia wydarzenia, po czym rejestrator zostaje zablokowany. Dodatkowo wszelkie zmiany dokonane w systemie są zapisywane w logach, co umożliwia pełną kontrolę nad modyfikacjami.

5. Zarządzanie Statystykami i Eksport Danych
   Moduł zawiera funkcję generowania raportów, które mogą być eksportowane do plików CSV. Administratorzy mogą uzyskać pełne dane uczestników, w tym informacje o obecności na wydarzeniu, co jest szczególnie przydatne przy wydawaniu certyfikatów dla uczestników.

Przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych. Bezpieczeństwo danych

Dane dotyczące zgłoszeń uczestników muszą być przechowywane przez 5 lat zgodnie z przepisami prawnymi. Po tym czasie dane będą automatycznie usuwane z systemu. Takie rozwiązanie zapewnia zgodność z regulacjami dotyczącymi ochrony danych oraz optymalizację przestrzeni w bazie danych.

Automatyzacja i integracja z newsletterem

Każdy użytkownik systemu będzie automatycznie przypisywany do grupy newsletterowej, co umożliwi opiekunom wydarzeń łatwą komunikację z menedżerami firm. Grupy newsletterowe będą mogły być segmentowane, co pozwoli na precyzyjne docieranie do odpowiednich odbiorców w zależności od rodzaju wydarzenia, w którym brali udział.

Podsumowanie

Moduł katalogu wydarzeń z rejestracją na wydarzenia oparty o ICEberg CMS to zaawansowane narzędzie, które łączy w sobie prostotę obsługi dla użytkowników końcowych z pełną kontrolą i elastycznością dla administratorów. Dzięki takiemu rozwiązaniu SoftNet zapewnia swoim klientom łatwy dostęp do informacji o nadchodzących wydarzeniach, możliwość szybkiej rejestracji uczestników, a także bezpieczne i zgodne z przepisami przechowywanie danych.