Jak działa przekazywanie leadów z strony internetowej do systemu CRM?
System CRM (Customer Relationship Management) to narzędzie do zarządzania relacjami z klientami. System ten gromadzi dane, ułatwia analizę i pozwala na monitorowanie aktywności potencjalnych klientów. Natomiast CMS (Content Management System) zarządza treściami na stronie internetowej. Kiedy połączymy oba systemy, CRM automatycznie odbiera dane leadów pozyskane na stronie i umieszcza je we właściwych miejscach, zgodnie z ustalonymi kryteriami kwalifikacji.
Proces automatycznego przekazywania leadów
- Formularze kontaktowe: Wprowadzone przez użytkowników dane są przesyłane bezpośrednio do CRM. Gdy klient wypełni formularz kontaktowy, CMS przekształca go w rekord, który jest natychmiast przesyłany do systemu CRM.
- Subskrypcje i zapisy na newslettery: Zapisanie się na newsletter przez stronę CMS może być automatycznie przekształcone w lead. Dane subskrybenta są zapisywane w CRM, co pozwala na segmentację i budowanie bazy potencjalnych klientów.
- Śledzenie zachowań użytkowników: Wykorzystanie tzw. lead scoring, czyli punktacji leadów, pozwala na monitorowanie aktywności użytkowników na stronie. Każde zdarzenie, takie jak przeglądanie określonych stron, pobieranie plików lub kliknięcie w CTA (Call to Action), jest śledzone i oceniane, a wynik przesyłany do CRM.
Automatyzacja w CMS i CRM jako wsparcie pozyskiwania leadów
System CMS może wspierać pozyskiwanie leadów i ich kwalifikację na różnych poziomach. Współczesne platformy CMS, takie jak WordPress, Joomla czy HubSpot CMS, oferują liczne wtyczki, które pomagają w zbieraniu danych i ich automatyzacji.
Personalizacja treści
CMS może dynamicznie dostosowywać treści na stronie w zależności od tego, kim jest użytkownik, co pozwala na zwiększenie zaangażowania. Dzięki zebranym w CRM danym o klientach, system CMS wie, jakie treści najlepiej wyświetlić powracającym użytkownikom, a jakie nowym. Przykładowo, osoba, która odwiedziła stronę po raz pierwszy, może zobaczyć ogólny komunikat zachęcający do subskrypcji newslettera, podczas gdy powracający użytkownik będzie widział dedykowaną ofertę opartą na jego wcześniejszych zainteresowaniach.
Automatyzacja formularzy i procesów lead nurturing
Formularze mogą być dostosowane pod kątem potrzeb CRM. Umożliwia to automatyczne kwalifikowanie leadów na podstawie informacji wpisanych przez użytkownika. CMS może też umożliwić ustawienie różnych reguł wyświetlania formularzy, np. na podstawie lokalizacji geograficznej użytkownika lub strony, którą odwiedza. Zebrane informacje trafiają do CRM, gdzie rozpoczynają proces lead nurturing, czyli stopniowego budowania relacji i podgrzewania leadów do momentu, aż staną się gotowe do zakupu.
Scoring leadów w czasie rzeczywistym
Lead scoring, czyli system punktowy, ocenia potencjał leadów na podstawie ich aktywności i danych demograficznych. CRM, zintegrowany z CMS-em, może na bieżąco przydzielać punkty za wykonane działania (np. pobranie ebooka, obejrzenie filmu, zapis na webinar). Na podstawie zdobytych punktów system CRM może automatycznie kwalifikować leady i przesyłać je do odpowiednich działów firmy.
System notyfikacji i follow-up
Integracja CMS i CRM umożliwia również automatyzację follow-upów, czyli kontaktów z potencjalnym klientem. CRM może wysyłać automatyczne wiadomości e-mail, przypomnienia czy oferty specjalne, np. gdy lead przez dłuższy czas nie wykazywał aktywności, odwiedził konkretną stronę lub wykonał określone działania.
Przykłady automatyzacji CMS i CRM
Współczesne rozwiązania CMS mogą być zintegrowane z CRM na różne sposoby, aby wspierać konwersję leadów w klientów. Oto najczęstsze scenariusze:
- Automatyczne aktualizacje CRM: Każdy nowy lead pozyskany przez stronę CMS jest natychmiast widoczny w systemie CRM i zostaje przypisany do odpowiedniego działu lub agenta sprzedaży.
- Analiza danych w czasie rzeczywistym: Dzięki integracji CRM z CMS możliwe jest śledzenie działań użytkownika w czasie rzeczywistym, co umożliwia natychmiastowe reagowanie na jego potrzeby, np. poprzez wysłanie e-maila z ofertą.
- Obsługa kampanii remarketingowych: Dane z CRM mogą być automatycznie przesyłane do platformy CMS, aby aktywnie reagować na zainteresowania użytkownika poprzez kampanie remarketingowe – wyświetlanie spersonalizowanych reklam na stronie oraz w innych kanałach, np. w mediach społecznościowych.
Zalety połączenia CRM i CMS dla pozyskiwania i kwalifikacji leadów
Współpraca CMS i CRM niesie za sobą liczne korzyści, szczególnie w kontekście marketingu i sprzedaży:
- Szybszy przepływ informacji: Połączenie CMS z CRM eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych, co zwiększa efektywność pracy działów sprzedaży.
- Wyższa jakość leadów: Dzięki automatyzacji i lead scoringowi możliwe jest przekazanie do sprzedaży tylko najbardziej wartościowych leadów.
- Lepsze zrozumienie klienta: Zgromadzone dane pozwalają na bardziej precyzyjną segmentację oraz dostosowanie treści i ofert do potrzeb klientów, co zwiększa szanse na konwersję.
- Wzrost zaangażowania użytkowników: CMS, opierając się na danych z CRM, może dynamicznie personalizować treści, co zwiększa zaangażowanie użytkowników.
Wybór technologii i bezpieczeństwo
Podczas integracji CRM z CMS niezwykle ważnym aspektem jest wybór odpowiednich technologii oraz zapewnienie bezpieczeństwa. Wybór CRM i CMS musi uwzględniać potrzeby firmy, a także jej budżet i zasoby techniczne. Ponadto należy zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych, zgodnie z przepisami o ochronie danych (np. RODO), ponieważ CRM przechowuje szczegółowe informacje o klientach.
Najczęściej wybierane technologie do integracji:
- HubSpot CRM z HubSpot CMS: Kompleksowa platforma marketingowa i sprzedażowa.
- Salesforce z WordPress: Popularne połączenie umożliwiające tworzenie zaawansowanych rozwiązań e-commerce.
- Zoho CRM z Joomla: Wybierane przez firmy średniej wielkości do zarządzania procesami sprzedażowymi.
Podsumowanie
Integracja CMS i CRM to efektywne narzędzie w pozyskiwaniu i zarządzaniu leadami. Automatyczne przekazywanie danych o leadach oraz system punktowy pozwalają na natychmiastowe reagowanie na działania potencjalnych klientów. W efekcie dział sprzedaży może skupić się na najbardziej perspektywicznych leadach, a spersonalizowane treści na stronie internetowej zwiększają zaangażowanie użytkowników i konwersję.
