Synchronizacja, synchronizacja danych, synchronizacja kontaktów

Synchronizacja danych

Synchronizacja danych to proces polegający na stworzeniu ciągłości ich przekazu ze źródła, do docelowego miejsca ich przechowywania i odwrotnie. Zapewnia to nieprzerwane, zgrywanie się ze sobą różnych danych wraz z upływem czasu.

Synchronizacja kontaktów

Synchronizacja jest szczególnie istotna,  gdy przedsiębiorstwo korzysta z kilku systemów wykorzystujących takie same dane - dane klientów, pracowników, produktów lub usług, obsługi klienta, księgowości i tym podobnych.

Choć te systemy mogą mieć wprowadzone dane dotyczące tych samych rzeczy (np. dane klienta), to z racji róznych formatów zapisu, bądź specyfiki danego systemu, niektóre dane mogą się znajdować tylko w jednym z nich,  (np. historia zakupów ze sklepu internetowego potrzebna w CRMie). Jeżeli natomiast te specyficzne, zapisane w jednym programie dane będą potrzebne w innej bazie danych, wtedy pojawia się pytanie - “Jak efektywnie zmigorwać dane?” Odpowiedzia jest właśnie synchorniozacja danych.

Problemy wynikające z braku synchronizacji danych

W momencie kiedy w Twojej firmie, korzystasz z wielu baz danych, pewnie wiesz jak duże znaczenie ma ich synchronizacja. Brak ogniwa spajajacego ze sobą środowiska danych, jest w wielu przypadkach równoznanczy z chaosem, który osłabia efektywność pracy. Np. przechowując dane w kilku systemach, zwieksza sie szansa posiadania nieaktualnych, rozbieżnych danych, gdyz nie ma systemu łączącego dane z wielu źródeł, badź dochodzi do duplikacji, gdzie pojawiaja sie dwa rekordy z tymi samymi danymi. Takie sytuacje znaczaco utrudniaja pracę działów marketingu czy sprzedaży generujac zniekształcone wyniki efektywnosci.

Etapy synchronizacji

Proces synchronizacji składa się z 5 głównych faz. Duża ilość danych może znacznie wpływać na każdą z tych faz, dlatego synchronizacja musi zostać dokładnie przemyślana na etapie projektowania, tak aby nie doszło do przeciążenia w “godzinach szczytu”.

1. Ekstrakcja danych z systemu będącego źródłem
2. Transfer danych
3. Transformacja danych
4. Transfer danych
5. Załadowanie danych do systemu docelowego

Integracja danych

Integracja danych to proces polegający na łączeniu danych z kilku różniących się między sobą źródeł. Dane te mogą być przechowywane w aplikacjach stworzonych w różnych technologiach. Wyzwaniem dla systemu synchronizujacego jest wiec przetwarzanie i praca na danych z chmur oblicznieowych, lokalnych baz danych itp. Integracja zapewnia ujednolicone widok na dane. W przypadku łączeniu aplikacji w przedsiębiorstwie, celem jest właśnie ujednolicony widok zasobów danych.

Nowoczesne systemy klasy EAI (Enterprise Application Integration) zapewniają synchronizację danych wraz z ich integracją. 

Oprogramowanie pośredniczące w synchronizacji

Oprogramowanie pośredniczące jest ogólnym określeniem na oprogramowanie, które służy do “sklejania” oddzielnych, często rozbudowanych i już istniejących programów. Niektóre elementy oprogramowania, które są często połączone z oprogramowaniem pośredniczącym, obejmują aplikacje przedsiębiorstw i usługi internetowe.

Na podstawowym poziomie, oprogramowanie pośredniczące dostarcza usługi wymagane do łączenia aplikacji razem, takie jak współbieżność, transakcję kierowniczą , wątkowanie i wysyłanie wiadomości.

 

Źródło: Opracowanie własne. Schemat przedstawiajacy działanie  oprogramowania pośredniczącego na przykładzie własnego narzedzia

Wyzwania synchronizacji i integracji

Przed synchronizacją i integracją danych stoją liczne wyzwania. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa często pojawia się potrzeba wdrożenia nowych systemów, co przy połączeniu point-to-point byłoby bardzo problematyczne. Co więcej, dane z różnych źródeł, mogą być zapisywane w różnych formatach, co bez oprogramowania pośredniczącego, może uniemożliwić zestawienie ze sobą, bądź wymianę informacji między dwoma, bądź więcej systemami.

Innym wyzwaniem stojącym przed synchronizacją danych jest przetwarzanie danych w real-time’ie. Klienci zostali przyzwyczajeni do tego i oczekują, że na bieżąco będą mogli monitorować np. ich zamówienie w sklepie internetowym. Dlatego w firmie, różne działy muszą otrzymywać różne informacje o jednym zamówieniu: zaksięgowanie wpłaty, nadanie paczki, informacje o jej wysyłce, by później móc informować klienta o statusie jego przesyłki. To tylko jeden z przykładów tego, że przepływ informacji w czasie rzeczywistym, jest istotny i musi się odbywać płynnie. Za płynny przekaz informacji odpowiada kolejkowanie komunikatów.

Głównym wyzwaniem związanym z synchronizacją danych w real-time jest moment, w którym jedna z aplikacji, nie udostępnia danych przez API. Jest to sytuacja, która może doprowadzić do sparaliżowania całego przebiegu informacji.

Kwestia  bezpieczeństwa

Gdy synchronizacja przebiega pomiędzy więcej niż dwoma systemami i nie za pomocą połączenia point-to-point, a z wykorzystaniem centralnej bazy gromadzącej najaktualniejsze wersje danych, niezwykle istotne są kwestie bezpieczeństwa. W centralnej bazie znajdują się najcenniejsze z punktu widzenia firmy dane, np. dane kontaktów, których wyciek mógłby być przyczyną wielu problemów dla firmy.  Dlatego konieczne jest zastosowanie polityk prywatności i haseł, a także specjalnych zabezpieczeń, które uniemożliwiają dostęp osobom niepożądanym.  Istotne jest również zadbanie o bezpieczeństwo systemów zewnętrznych synchronizujących dane z główną bazą. Nawet jeśli główna baza będzie bezpieczna, systemy do których mają trafić dane muszą również być dobrze zabezpieczone, aby zapobiec ich przechwyceniu.

Źródło: własne

Enterprise application integration

EAI to klasa oprogramowania zapewniająca integrację systemów  w przedsiębiorstwie. Z pomocą takiego software’u firmy oszczędzaja na czasie i pieniądzach. Wynika z tego, że tego typu narzędzia są opłacalne i ergonomiczne dla działalnosci. Zwiekszają efektywnośc pracy.  

Systemy klasy EAI dzięki nowoczesnym rozwiązaniom mogą połączyć systemy CRM i ERP z główną bazą danych za pomocą konektorów, umożliwiając automatyczną synchronizację pomiędzy nimi. Pozwala to na dostęp do wszystkich danych z jednego miejsca, oraz na aktualizacje danych we wszystkich systemach na raz.

Źródło: Własne. Schemat przedstawiajacy działanie  aplikacji EAI na przykładzie własnego narzedzia

Aplikacje do synchronizacji danych

Możesz zacząć się zastanawiać czy synchronizacja danych jest w Twojej firmie potrzebna. W tym celu musisz zastanowić się,  jakie problemy napotykasz Ty lub Twoi pracownicy w codziennej pracy. Czy musicie przemieszczać dane pomiędzy aplikacjami? Czy rozwój Twojej firmy sprawia, że w codziennej pracy wykorzystujecie coraz więcej aplikacji? Czy myślisz, że Twoja firma dalej będzie się rozwijać? Czy zmiany w Twojej ofercie powodują konieczność wprowadzania zmian w różnych aplikacjach i czy konieczne jest szybka implementacja tych zmian? Jeśli czytając te pytania  przy większości z nich pomyślałeś “tak”, to znaczy, że potrzebujesz aplikacji, która zadba o integrację systemów  i synchronizację danych. Spisz problemy, z którymi się spotykasz w codziennej pracy z kontaktami oraz swoje oczekiwania w stosunku do stanu docelowego i wyślij je do nas.

Integracja systemów IT (ERP / CRM) ze stroną internetową

Powyżej zaprezentowane przykłady integracji i synchronizacji to tylko jeden ze sposobów, na które wykonujemy integracje. 

Integrujemy systemy informatyczne z tworzonymi przez nas stronami firmowymi, sklepami internetowymi, portalami i innymi serwisami również bezpośrednio, bez wdrożenia aplikacji do synchronizacji. Przykładem integracji jest serwis firmy TQMsoft, w ramach wdrożenia którego zintegrowaliśmy ICEberg CMS z systemem CRM opartym o Microsoft Dynamics. 

Dowiedz się więcej - napisz do nas. Umów się na darmową konsultację. 

Porozmawiajmy o Twoich wyzwaniach w integracji systemów IT i synchronizacji danych.